Штатний розклад застосовується для оформлення структури, штатного складу та чисельності організації. Цей документ містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, а також інформацію про кількість штатних одиниць (абз.

Допустимими підставами для зміни штатного розпису ТК визнає кадрові зміни, що відбуваються в організації. Роботодавець може змінювати організаційну структуру компанії, склад та чисельність співробітників, оклади за посадами тощо.

Збільшення штату та нововведення додаткової одиниці зазвичай відбувається з наступних причин:

1. Обсяги робіт було збільшено;
2. Впроваджено додаткові технології чи напрямки;
3. Додавання вакансії допоможе покращити продуктивність відділу, структурного підрозділу чи підприємства загалом.